Panduan Jawatankuasa Pengelolaan Pendidikan Luar

A. PERANCANGAN

1. Meninjau tempat, lokasi, laluan yang dicadangkan.
2. Pastikan bilangan ahli / anggota
3. Jangkamasa / Jarak perjalanan
4. Pengangkutan
5. Perbelanjaan – kewangan
6. Personel – Peralatan
7. Pengurusan makanan
8. Pengesahan surat menyurat (Indemnity letters)
9. Temujanji / tempahan
10. Lain-lain yang berkaitan seperti aktiviti, kemudahan sosial dan keselamatan.

B. PERLAKSANAAN

1. Mesyuarat, Pengesanan AJK, Penerangan Bidang Tugas pengurusan mesyuarat AJK Induk dan kordinasi dengan JK Kecil Biro-Biro.
2. Tahu tentang pengurusan aktiviti, faktor pengalaman kebolehan AJK, tahap kecergasan, masalah perubatan ahli, phobia dan lain-lain.
3. Perancangan laluan (route planning) – tinjau tahap kesukaran lokasi, pilih tapak aktiviti yang sesuai, dapat kebenaran bertulis dari pihak tertentu peta atau kompas.
4. Mendapat kebenaran – kawasan larangan atau kawalan, faktor keselamatan kumpulan / luaran.
5. Pengurusan Peralatan – pecahan alatan personal, kumpulan dan utiliti, penyediaan senaraisemak, urusan penerimaan dan penghantaran, pengkhususan bahagian peralatan seperti dapur, aktiviti, khemah dan sebagainya serta urusan peminjaman dan pembelian.

C. PENGURUSAN MAKANAN

1. Rancang menu / bahan masakan (GORP) 
2. Perbelanjaan
3. Sumber-sumber dari penaja
4. Agihan masakan – tugasan
5. Tatacara menghidang kepada ahli
6. Menu Kecemasan
7. Penglibatan ahli
8. Moral ahli
9. Lakaran fizikal
10. Membasuh pinggang mangkuk dan kebersihan kawasan.

D. PENGURUSAN PENGANGKUTAN / PERHUBUNGAN

1. Perbincangan penetapan tarikh / personel
2. Perbelanjaan deposit, sewa, petrol dan lain-lain
3. Cara bayaran
4. pengesahan

E. TAKLIMAT AKHIR

1. Taklimat Aktiviti – semua ahli dimaklumkan aktiviti yang dirancangkan
2. Berlepas dan pulang balik – masa, tempat dan tatacara
3. Makluman kepada polis / renjer / mergastua / pihak yang berkenaan.
4. Senarai nama / pengagihan kumpulan / hubungi orang orang tertentu / institusi untuk pengesahan
5. Persedian faktor-faktor keselamatan ahli / kumpulan.
6. Fleksibeliti – perubahan mendadak rancangkan alternatif-alternatif yang sesuai.

Keanggotaan

Bilangan ahli dalam jawatankuasa mengikut keperluan pengurusan pengelolaan. Pemilihan AJK dilakukan mengikut kumpulan/gabungan kumpulan-kumpulan manakala AJK dilantik melalui Pengerusi Biro berkenaan. Bilangan ahli dalam tiap-tiap JK Kecil terpulanglah kepada Pengerusi itu sendiri, tetapi biarlah lantikan itu benar-benar berfungsi dan berfaedah.

Bidang Tugas

Tiap-tiap JK, setelah mempunyai keahlian yang cukup, bolehlah menjalankan tugas masing-masing mengikut bidang tugasnya. Sekiranya terdapat bidang tugas “overlap”, bercanggah antara JK lain dalam penyempurnaan tugasnya. Pengerusi perlulah menyelesaikan permasalahan ini. Segala keraguan atau sebarang masalah boleh dirujukkan kepada Jabatan PJK (pensyarah pembimbing atau Penyelaras Pendidikan Luar). Tiap-tiap JK bertanggungjawab di atas kelicinan dan kesempurnaan tugas JK masing-masing dan hendaklah mempunyai kordinasi yang erat antara JK yang lain.

Mesyuarat

Setelah Pengerusi mengadakan perbincangan dengan Penyelaras Pendidikan Luar mengenai penentuan destinasi dan tarikhnya maka JK Pengelolaan hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangya LIMA kali mesyuarat :

Mesyuarat 1 

• Pengesahan perlantikan JK Pengelolaan

• Penerangan tentang bidang tugas JK

• Kewangan dan Sumber Bersama Pensyarah Pembimbing

• Rancangan/ketetapan isu-isu penting

• Penelitian akronim POSDCORB

Mesyuarat 2

• Pengesahan tiap-tiap JK Kecil

• Anggran perbelanjaan tiap-tiap JK Pensyarah Pembimbing dijemput

• Laporan Kemajuan

Mesyuarat 3

• Semakan Penyelarasan

Mesyuarat 4

• Semakan Penyelarasan (Akhir) - bersama Pensyarah Pembimbing

Mesyuarat 5

• Penyampaian pelaporan

• Pembentangan Kunci kira-kira

• Post Mortem

Semakan mesyuarat 

1. Setiap keputusan mesyuarat perlu ada catatan minit mesyuarat 
2. Sebelum mesyuarat, setiap JK mengadakan perbincangan antara JK lain bagi mempastikan tugas-tugas yang lain bagi mempastikan tugas-tugas yang dirancangkan 
3. Sekiranya mesyuarat memerlukan nasihat, jumpalah Pensyarah Pembimbing untuk mendapat pandangannya 
4. Pastikan jumpa dengan Pensyarah Pembimbing sebelum mesyuarat diadakan 
5. Mustahak diambil perhatian, setiap mesyuarat pastikan kehadiran keseluruhan ahli 

Urusetia / Induk

1. menguruskan segala perhubungan dalam / luar negeri
2. menyempurnakan segala urusan mesyuarat perjumpaan @ mana-mana bidang berbangkit
3. menyelenggarakan tugas-tugas seperti berikut : (i) menyiapkan dan mendapatkan ucapan, kata-kata aluan untuk buku program (ii) permohonan kebenaran Pengetua / Polis - permohonan tempahan ke lokasi dan keperluan lain. 
4. Tindaksusul dan semakan kerja-kerja yang dicadangkan dan diluluskan oleh JK Pengelola.
5. Pengurusan kordinasi dan penyampaian laporan dari semasa ke semasa.
6. Menerima / Menyampaikan maklumat terkini untuk dimaklumi.

Kewangan

a. Mencadang yuran ahli dan memungutnya 

b. Menerima dan mengagihkan anggaran perbelanjaan oleh JK Induk.

c. Mengeluarkan wang pendahuluan.

d. Membuat bayaran terhadap tanggungan / perbelanjaan

e. Mendapat tajaan dan kemudahan lain.

f. Membuat perhubungan dengan pihak tertentu mencari jalan mendapat derma.

g. Mengurukan barangan untuk dijual / projek / cenderahati.

h. Membuat pengiraan / Kunci kira-kira keluar masuk / perbelanjaan.

Ahli Jawatankuasa 

(1) Tajaan

• Menyenaraikan nama-nama penaja untuk dikumpulkan kepada Penyelaras Pendidikan Luar / Pengetua.
• Mencari / memilih / melobi institusi.
• Membuat surat permohonan, tandatangan Penyelaras Pendidikan Luar dan Pengetua untuk dimajukan kepada yang berkenaan.
• Menghantar / mengedar kepada ahli untuk dihantar kepada penaja.
• Membuat tindakan susulan kepada penaja.

(2) Penginapan

• Mengurus penginapan ahli sebelum / semasa dan selepas aktiviti.
• Agihan kumpulan jika perlu.
• Urusan tempatan.
• Mendapat kebenaran bertulis.
• Mencari tapak yang sesuai.
• Menyenaraikan tatatertib peraturan seperti, disiplin, kebersihan, senteri, keselamatan.

(3) Pengangkutan 

• Menyelaras / merancang pengangkutan pergi balik.
• Berurusan dengan pihak tertentu mengenai bayaran / konsesi / keselamatam barang dan peserta.
• Mengadakan temujanji / pengesahan hitam pith / bertulis.
• Menyiapkan aturcara perjalanan, tatacara yang berkaitan dengan masa atau peraturan.

(4) Kesalamatan

• Merancang peraturan penjagaan keselamatan peserta / peralatan sebelum, semasa dan slepas aktiviti.
• Mengenalpasti ciri-ciri keselamatan.
• Menyediakan jadual-jadual petugas.
• Menyediakan peraturan keselamatan seperti peraturan perkhemahan, panduan dan penggunaan setir pusat.
• Menyedia / mengenalpasti ubat-ubatan yang perlu.

(5) Peralatan

• Memohon / menerima / mengumpul segala peralatan dari semua JK / Biro-biro.
• Menyenaraikan untuk semakan.
• Mempastikan barang pinjamaan selamat samada sebelum, semasa dan selepas aktiviti.
• Agihan pengawasan kepada kumpulan tertentu jika perlu.
• Menyediakan borang semakan penerimaan dan penghantaran supaya kerja pengurusan dapat dikemaskinikan.
• Menghantar balik pinjaman.
• Mengenalpasti alatan yang rosak / perlu diganti atau dibaiki.

(6) Makanan

• Merancang anggaran perbelanjaan.
• Merancang dengan sistematik – penglibatan ahli, morale, menu dan menu segera atau kecemasan.
• Penyusunan jadual bertugas.
• Merancang pengagihan cara makan / TH / Malam
• Penjagaan setor makanan.
• Kedudukan fizikal dapur.
• Alatan diperlukan – sanitasi, keselamatan.
• Lain-lain pertimbangan difikirkan perlu.

(7) Aktiviti

• Merancang, menyedia dan menyusun program aktiviti, kordinasi dengan AJK lain.
• Mengagihkan tugas kepada AJKnya.
• Mengatur aktiviti yang melibatkan semua peserta supaya mendatangkan kesan yang positif selaras dengan objektif PL.
• Mengawal keselamatan semua peserta semua peserta semasa aktiviti dijalankan.
• Menyediakan alatan untuk aktiviti.
• Mempastikan semua yang terlibat mendapat maklumat yang jelas.
• Menyediakan aktiviti tambahan / alternatif sekiranya aktiviti asal dibatalkan / ditambah / diubah disebabkan faktor yang tidak boleh dielakkan.
• Membuat anggaran perbelanjaan.
• Membuat laporan.

(8) Publisiti

• Menghebahkan aktiviti kepada umum melalui mass media.
• Menampal/memaklumkan tentang aktiviti. 
• Mendapat maklumat dari semua AJK
• Menyelaras antara Biro Penaja untuk menguruskan bahan-bahan tajaan seperti topi, sepanduk atau T-Shirt.
• Memilih tempat yang strategik untuk menyebarkan kepada umum – kain rentang, handout, atau lain-lain.
• Merancangkan untuk membuat rekod simpanan samada dalam bentuk video, koleksi album, filem slaid untuk rujukan.

(9) Tugas-tugas Khas

• Menyelenggara dan membantu Biro Aktiviti dan Kebajikan.
• Menyediakan cenderahati untuk pemenang/pihak tertentu.
• Membuat anggaran perbelanjaan.
• Menentukan/mengagihkan tugas-tugas seperti imam dan bilal.

(10) Buku Program

• Menerima bahan-bahan yang hendak dimuatkan serta maklumat yang terkini dari lain-lain Biro.
• Merancang / menyusunatur program mengikut prioriti.
• Menyedia / menyiapkan serta menguruskan percetakan SEMINGGU sebelum menjalankan aktiviti pendidikan luar.
• Jika perlu mengadakan Buletin/penerbitan dari masa ke semasa.
• Menerima dan menyusunatur Laporan Post Mortem dari AJK Induk untuk pelaporan.